Digitalisierung im Steuerbüro
Steffi Lorenz, Steuerberaterin und Prokuristin bei Ruschel & Collegen, beschäftigt sich im Rahmen des Arbeitskreises Future Room mit dem Thema Digitalisierung im Steuerbüro. Außerdem ist Frau Lorenz Vorstandmitglied der Steuerberaterkammer Thüringen und wirkt in dieser Funktion am zukünftigen Leitbild des Berufsstandes und des Berufsnachwuchses mit. Welche Auswirkungen das Thema Digitalisierung auf unsere Kanzlei und den gesamten Berufsstand der Steuerberater hat, darüber sprach Johannes Vogler (Auszubildender zum Kaufmann für Büromanagement) mit Frau Lorenz:
Was bedeutet die Digitalisierung für Ruschel & Collegen? Welche Rolle spielt dieses Thema in unserem Unternehmen?
Digitalisierung bedeutet für unsere Kanzlei, dass wir zukunftssicher sind, aktuell bleiben und damit auch die Wünsche, Bedürfnisse und Erwartungen unserer Mandanten und Mitarbeiter erfüllen. Digitalisierung erstreckt sich bei uns auf alle Arbeitsprozesse und es beinhaltet weit mehr als nur das Einscannen von Belegen und deren Ablage in einem EDV-System.
Welche technische Anwendungen und Lösungen kommen für unsere Kanzlei infrage?
Allgemein benutzen wir ein Dokumentenmanagementsystem (DMS), in welchem der gesamte Schriftverkehr, gespeichert wird. Im Bereich der Buchhaltung gibt es das System „Unternehmen – Online“. Damit können Dokumente zwischen Kanzlei und Mandant ausgetauscht werden. Für den Lohnbereich gibt es ein daran angekoppeltes System, welches sogar für jeden Mitarbeiter eine digitale Akte ermöglicht.
Wie wirken sich diese Anwendungen auf die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie die Mandanten aus? Was sind die Vorteile einer weiteren Digitalisierung?
Die Vorteile der Digitalisierung sind sehr vielseitig. Für uns bedeutet das, dass jeder Mitarbeiter Zugriff auf mandatsbezogene Unterlagen hat und nicht erst die Papierakten durch das Büro tragen muss.
Im Bereich der Buchhaltung werden Belegdaten elektronisch verarbeitet, Bankdaten können eingelesen werden und Daten aus anderen Systemen (z.B. Rechnungslegung) können importiert werden. Damit werden Eingabefehler minimiert und die Auswertungen können deutlich aktueller – auf Wunsch sogar taggenau – zur Verfügung stehen. Im Lohnbuchhaltungsbereich ist es ähnlich: mit digitalen Daten sind Doppelerfassungen beim Mandanten und bei uns vermeidbar.
In Zeiten des Personalmangels bedeutet Digitalisierung auch, dass durch effektivere Arbeitsprozesse die Arbeit für den Mandanten gewährleistet werden kann und eine Vertretung leichter möglich ist. Die Zeit für die Buchhaltung kann dann außer für Eingabearbeiten für die Datenanalyse genutzt werden, um dem Mandanten einen zusätzliche Nutzen aus seiner Buchhaltung aufzuzeigen.
Wo es Vorteile gibt, gibt es leider auch Risiken? Welche Risiken treten im Rahmen der Digitalisierung auf und wie sind diese vermeidbar?
Risiken bei digitalen Daten gibt es viele, der schlimmste Fall ist der Datenverlust oder sogar das „Einschleichen“ von Schadsoftware. Wir haben klare Handlungsanweisungen bzw. Prozesse eingerichtet: z.B. werden die Daten unserer Server täglich an einem externen Ort gesichert. Auf unseren Servern ist ein starker Virenschutz selbstverständlich. Auch fremde Speichermedien werden von uns vorab geprüft.
Schon durch unsere berufsrechtliche Verschwiegenheitsverpflichtung gehen wir sehr sensibel mit Mandantendaten um. Da wir sehr persönliche Daten, z.B. für die Steuererklärungen, aufzeichnen, hat Datenschutz bei uns oberste Priorität. So werden von uns beispielsweise per E-Mail versendete Daten mit einem Passwortschutz versehen. Um auch innerhalb der Kanzlei den Datenschutz zu erhöhen, haben wir unterschiedliche Zugriffsberechtigungen für unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter vergeben.
Wie weit ist Ruschel & Collegen bereits mit der Digitalisierung und welche Schritte sollen noch eingeleitet werden, um noch effektiver zu arbeiten?
Wir haben schon einen langen Weg der Digitalisierung hinter uns gebracht. Aber es gibt immer wieder neue Innovationen und auch die bestehenden Methoden und Systeme können noch effizienter genutzt werden. Die Möglichkeiten sind vielfältig. Zukünftig werden alle Daten nur noch digital vorliegen und wir sind bereit, diese zu be- und verarbeiten. Schließlich ergibt sich auch noch ein nicht zu unterschätzender Wert für die Umwelt: weniger Verbrauch von Papier und Druckertoner unterstreichen unsere nachhaltige Arbeitsweise.
